POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE BPS SERVICE CONSULTING AND DEVELOPMENT S.A.S.

BPS SERVICE CONSULTING AND DEVELOPMENT S.A.S. (en adelante “BPS” o la "Empresa"), en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen el tratamiento de datos personales, en especial lo señalado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. BPS actuará como Responsable de los Datos Personales, para el efecto, sus datos de contacto e identificación son los siguientes:

NIT: 900053289

Domicilio: Carrera 13 No. 93-35, Bogotá

Correo electrónico: [email protected]

Número telefónico: +57 (1) 6218383

1. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y de conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato(s) personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. OBJETO

1. Adoptar y establecer las reglas aplicables al Tratamiento de Datos Personales recolectados, almacenados y en general procesados por BPS en calidad de Responsable de los datos personales.

• Comunicar a los Titulares de los Datos Personales, las reglas aplicables por BPS para el procesamiento de sus Datos Personales; y

• Comunicar a los Titulares de los Datos Personales, los derechos que les asisten y los procedimientos para ejercerlos, además de determinar la forma y finalidades del Tratamiento de los Datos Personales.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política de Privacidad se aplicará al Tratamiento de Datos Personales recolectados por BPS mediante la plataforma WEKII (en adelante “WEKII” o “plataforma”).

Todos los procesos organizacionales de BPS que involucren el Tratamiento de Datos Personales, recolectados mediante esta plataforma deberán someterse a lo dispuesto en esta Política de Privacidad.

1. TIPO DE INFORMACIÓN RECOLECTADA

BPS recolectará datos personales por parte de los usuarios de la plataforma consistentes en el nombre, identificación, dirección de domicilio, correo electrónico, información financiera, dirección IP, edad, género, fecha de nacimiento y demás información que requiera para el funcionamiento óptimo de la plataforma de acuerdo con los Términos y Condiciones de la misma. En todo caso, los Datos Personales Recolectados, se procesarán únicamente para las finalidades señaladas en el numeral V del presente documento.

• FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN Y EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales se procesarán de forma distinta de acuerdo con el tipo de usuario de la plataforma y serán utilizados para las siguientes finalidades:

1. Usuarios Donantes

Los Datos Personales de los usuarios donantes se utilizarán para las siguientes finalidades:

1. Llevar a cabo el registro en su calidad de donante dentro de la plataforma
2. Confirmar su identidad para el registro dentro de la plataforma
3. Realizar las donaciones en dinero que efectúe a través de la plataforma
4. Expedir los respectivos certificados de donación en su nombre
5. Fines históricos y estadísticos
6. Análisis de su comportamiento de uso de la plataforma
7. Análisis estadístico de los tipos, montos, fechas, entre otros, de las donaciones realizadas para fines históricos y para perfilación del usuario
8. Contacto para fines comerciales y promocionales de futuros proyectos que puedan resultar de su interés
9. Envío de información y/o notificaciones dentro y fuera de la aplicación relacionadas con las donaciones realizadas, tales como, pero sin limitarse a, el momento en que se entrega/envía la donación, etapa del proyecto, éxito del proyecto, agradecimientos o reconocimientos por la donación, y en general cualquier información relacionada con el proyecto al cual se realizó la donación, que pueda resultar relevante para el donante
10. Publicación en redes sociales (distintas a la plataforma) de agradecimiento y/o reconocimiento por la donación realizada

• Usuarios Sujetos de la Donación

Tomando en consideración que los usuarios sujetos de donación son personas jurídicas, el tratamiento de los datos personales de quienes representen a dichas personas jurídicas dentro de la plataforma tendrá las siguientes finalidades:

1. Llevar a cabo el registro como representante de la persona jurídica en su calidad de sujeto de la donación dentro de la plataforma
2. Confirmar su identidad para el registro dentro de la plataforma

• DEBERES DE BPS EN SU CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

BPS tendrá los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en el presente documento, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;

1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• DERECHOS DE LOS TITULARES. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BPS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a BPS salvo cuando se trate de datos personales respecto de los cuales la Ley 1581 de 2012 expresamente exceptúe la autorización como requisito para el Tratamiento;

• Ser informado por BPS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

• LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad;

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

1. AUTORIZACIÓN

Para la recolección y el tratamiento de los datos personales, se requerirá la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual se otorgará mediante el proceso de registro en la plataforma. BPS deberá contar con prueba de la autorización otorgada por el Titular.

• CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

• Datos de naturaleza pública;

• Casos de urgencia médica o sanitaria;

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• CONSULTAS

El Titular podrá consultar la información que sobre él repose en las bases de datos y el uso que se le ha dado a sus datos personales. También podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a BPS para el tratamiento de sus datos personales.

Para la atención de las consultas descritas se ha dispuesto como responsable a la dirección de investigación, desarrollo y soporte y se han habilitado los siguientes medios:

Correo electrónico: [email protected]

Comunicación escrita: Carrera 13 No. 93-35, Bogotá

Teléfono: +57 (1) 6218383

El Titular deberá indicar su nombre completo y su número de identificación, así como la dirección física o correo electrónico en que recibirá la respuesta a su consulta.

Todas las consultas serán atendidas en un término no superior a cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado, se informará al interesado el motivo de la demora, señalando además la fecha en que se dará respuesta a su consulta.

• RECLAMOS

El Titular que considere que la información que sobre él repose en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que desee revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, podrá presentar un reclamo ante BPS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área encargada, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial de quince (15) días.

• QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la PAC.

• VIGENCIA

La presente Política entrará en vigencia a partir de enero de 2021.